Als lid van de Nederlandse Vereniging voor Relatie- en Gezinstherapie draagt metKiki verantwoordelijkheid om de privacy van haar cliënten te waarborgen. metKiki gaat daarom zorgvuldig en transparant om met de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt toelichting gegeven over het kader waarbinnen de praktijk werkt. In alle gevallen wordt gehouden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is de beroepscode van de NVRG leidend.
Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
- persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- metKiki vraagt bij cliënten om uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. De toestemming kan eenvoudig door cliënten weer worden ingetrokken;
- passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens van cliënten gewaarborgd is;
- er geen persoonsgegevens van cliënten doorgeven wordt aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de beschreven doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- metKiki is op de hoogte van de rechten van cliënten omtrent persoonsgegevens;
Als na het doornemen van dit privacybeleid, of in algemenere zin, er vragen zijn of behoefte is aan contact metKiki, kan dit via de contactgegevens op www.metkiki.nl.
Persoonsgegevens van cliënten
1.1 Verwerking
Voor de uitvoering van de behandeling (doel) heeft metKiki persoonsgegevens nodig, de juridische grondslag hiervoor is de behandelovereenkomst. Indien door een cliënt de toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens wordt ingetrokken dan is verdere behandeling door metKiki niet meer mogelijk.
- Voor de behandeling wordt van cliënten de volgende persoonsgegevens gevraagd: voornamen, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
- Behandeling brengt met zich mee dat er ook naar bijzondere persoonsgegevens gevraagd wordt, zoals de gezondheid van het cliëntsysteem in de meest brede zin.
- De bewaartermijn van dossiers is 20 jaar na afronding van de laatste behandeling.
1.2 Verstrekking aan derden
De persoonsgegevens van het cliëntsysteem kan metKiki aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de behandeling. Deze derde partijen kunnen de volgende zijn mits de cliënt hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
- Gemeente: Wanneer de client gebruik wil maken van (eventuele) vergoeding vanuit de gemeente vindt interactie met de gemeente plaats om de declaratie mogelijk te maken. Behandel-inhoudelijke informatie wordt hierbij niet gedeeld. metKiki heeft hiervoor een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de gemeenten.
- Verwijzers/andere betrokkenen: Indien nodig mits met toestemming van de cliënt, kan overleg plaatsvinden met de verwijzer (wijkcoach/huisarts/jeugdarts), specialist, school en/of een eventuele andere of eerdere hulpverlener.
- Psychiater, klinisch psycholoog of psychotherapeut; wanneer de cliënt bij de praktijk terecht komt via één van bovengenoemde verwijzers en wij de client in multidisciplinair verband behandelen, weet dan dat de psychiater, klinisch psycholoog of psychotherapeut en eventuele andere mede behandelaren ook toegang hebben tot het dossier. Dit om een goede afgestemde behandeling te kunnen bieden.
- Casuïstiekbespreking: Ten behoeve van de behandeling kan een cliëntsysteem anoniem als casus in intervisie en/of supervisie worden besproken.
metKiki geeft nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee geen verwerkers- en of samenwerkingsovereenkomst is afgesloten. T.b.v. de mogelijkheid te werken in het elektronisch cliëntdossier en met e-mail zijn met deze partijen (verwerkers) de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van persoonsgegevens van cliënten te waarborgen.
Verder zal metKiki de verstrekte gegevens door cliënten niet aan andere partijen verstrekken, tenzij ze hiertoe wettelijk verplicht is. metKiki verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
1.3 Beveiliging en beheer
metKiki heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van cliënten te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
- Het beheer en de verwerking van persoonsgegevens ligt bij de praktijkhouder van metKiki.
- Cliëntgegevens worden digitaal verwerkt in een beveiligde omgeving; bij technische incidenten zijn back-ups voorhanden.
1.4 Rechten van cliënten omtrent hun persoonsgegevens
- Cliënten hebben het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke metKiki heeft ontvangen.
- Tevens kunnen cliënten bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de praktijkhouder van metKiki of door één van de verwerkers van metKiki.
- Ook hebben cliënten het recht om de verstrekte gegevens door metKiki te laten overdragen aan henzelf of in opdracht van hen direct aan een andere partij. Indien een client gebruik maakt van het recht om de persoonsgegevens over te dragen aan een andere derde partij, dan zal metKiki het dossier altijd aan de cliënt geven, zodat de client zelf in staat is om het dossier over te dragen aan een andere partij.
Cliënten hebben altijd het recht om de gegeven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens (of een deel daarvan) in te trekken. metKiki vraagt dan de cliënt zich te legitimeren en een verklaring te laten ondertekenen voordat gehoor gegeven kan worden aan voornoemde verzoeken. Het kan zijn dat sommige behandelingen dan niet meer (vergoed) uitgevoerd kunnen worden.
2. Het dossier
2.1 Dossier en bewaartermijn
De wet verplicht systeemtherapeuten om een dossier aan te leggen. In dit dossier worden de gegevens vastgelegd die nodig zijn om goede zorg te bieden en/of zorgvuldig onderzoek te doen. De wet verplicht metKiki om de dossiers twintig jaar te bewaren.
2.2 Rechten van cliënten
Cliënten hebben recht op inzage in of een afschrift van de informatie die in het cliëntdossier is opgenomen. Mocht de cliënt in het dossier feitelijke onjuistheden aantreffen, dan kan metKiki gevraagd worden om deze informatie te verbeteren of aan te vullen. Is de cliënt het niet eens met informatie die in het dossier is opgenomen, dan kan metKiki verzocht worden een eigen verklaring (de eigen mening) aan het dossier toe te voegen. Ook is er het recht voor cliënten metKiki te verzoeken om vernietiging van (delen uit) het dossier. Voor alle rechten geldt dat metKiki in principe in gaat op het verzoek. Echter, in het geval dat metKiki meent dat belangen van anderen, bijvoorbeeld van de kinderen, worden geschaad, kan metKiki het verzoek (gedeeltelijk) afwijzen.
2.3 Beroepsgeheim
Systeemtherapeuten hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat informatie uit individuele gesprekken met leden van het cliëntsysteem vertrouwelijk is en alleen met toestemming gedeeld kan worden in het gezamenlijk gesprek met het cliëntsysteem. Dit betekent ook dat metKiki het dossier alleen met haar cliënten bespreekt of de wettelijke vertegenwoordiger van haar cliënten en alleen met uitdrukkelijke toestemming met anderen over het cliëntsysteem spreekt. Alleen in bijzondere gevallen, wanneer er nadrukkelijke zorgen zijn om de veiligheid van een kind, geeft de wet het recht om ook zonder toestemming informatie te verstrekken. Als regel zoekt metKiki in dergelijke gevallen eerst contact met haar cliënten om de zorgen en de nodige informatieverstrekking te bespreken.
3. Klachten
Mocht een cliënt een klacht hebben over de behandeling en/of de verwerking van haar persoonsgegevens dan kun je hierover direct contact opnemen met de praktijkhouder van metKiki. Wordt er onverhoopt samen niet uit gekomen dan is dat erg vervelend en heeft de cliënt altijd het recht een klacht in te dienen.
- Behandel-inhoudelijke klachten kunnen gericht worden tot de klachtencommissie van P3NL waar metKiki conform de regels bij is aangesloten.
- Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact opgenomen worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Vragen
Als je naar aanleiding van deze Privacy verklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan gerust contact op. De contactgegevens van metKiki zijn te vinden op de website www.metkiki.nl.
Kiki Rammelt
metKiki
Dit privacy statement kan van tijd tot tijd door metKiki eenzijdig worden gewijzigd. De meest recente versie is altijd op de website van metKiki beschikbaar.
